Khi chuyển văn phòng hay mặt bằng kinh doanh sang nơi khác, ngoài việc phải thực hiện công tác dọn dẹp, vận chuyển đồ đạc sang chỗ mới, bạn sẽ còn một việc bắt buộc phải làm. Đó chính là thủ tục thay đổi địa điểm công ty sang địa chỉ mới. Quá trình này cũng tốn thời gian và tinh thần không kém gì việc di dời văn phòng. Tuy nhiên với những hướng dẫn cụ thể về thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh dưới đây, cũng như có bản tải về trọn bộ hồ sơ cần chuẩn bị, bạn sẽ không phải lo lắng nhiều nữa!

Quy định về địa điểm kinh doanh của công ty

Quy định về địa chỉ đặt trụ sở chính

Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020 có ghi:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Như vậy, địa chi kinh doanh hay trụ sở chính hợp lệ của doanh nghiệp là nơi liên lạc của công ty này tại Việt Nam, có địa chỉ được xác định theo đơn vị địa giới hành chính, số điện thoại, số fax và email (nếu có). Nghĩa là phải xác định rõ 4 cấp đơn vị hành chính.

Chẳng hạn:

- Nếu địa chỉ có số nhà rõ ràng thì ghi rõ: Số nhà & đường, phường/xã/thị trấn, quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương/tỉnh. Còn nếu công ty bạn đặt trong một tòa nhà văn phòng thì ghi thêm số tầng, tòa nhà nào.

Ví dụ: Địa chỉ trụ sở chính Thành Hưng là 182 Bùi Thị Xuân, phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.

- Nếu địa chỉ không rõ ràng thì ghi khu phố, thôn/làng/bản/ấp thay cho số nhà và đường.

Ví dụ: Thôn Vui Vẻ, xã Hạnh Phúc, huyện Đoàn Viên, thành phố Bình An.

Quy định về địa chỉ đặt trụ sở chính

Quy định về nơi đặt địa điểm kinh doanh

Căn cứ tại Khoản 7 Điều 80 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở năm 2014: Nếu trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã được cấp có ghi trụ sở chính là nhà chung cư hoặc khu tập thể thì doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính sang địa điểm khác.

- Hoặc doanh nghiệp có địa điểm công ty tại chung cư thì nơi đó phải có chức năng cho thuê văn phòng và có giấy tờ chứng minh việc sử dụng chung cư đó làm văn phòng công ty.

- Dù đối với chung cư hay các địa điểm khác, doanh nghiệp đều phải có giấy tờ chứng minh tính hợp pháp về quyền sử dụng địa chỉ đó làm trụ sở công ty.

Quy định về địa điểm kinh doanh

Quy trình, thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

Thủ tục thay đổi địa điểm trụ sở chính của doanh nghiệp sẽ có một số sự khác nhau với 2 trường hợp:

- Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện hoặc thành phố trực thuộc tỉnh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

- Thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Cùng tìm hiểu cụ thể hơn hồ sơ và thủ tục thay đổi địa điểm công ty ở phần tiếp theo nhé!

Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh trong cùng quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh

Thủ tục thay đổi địa điểm trụ sở sang nơi khác trong cùng quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh sẽ làm thay đổi thông tin quản lý đăng ký kinh doanh và thông tin đăng ký thuế NHƯNG không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.

Vì vậy, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) của tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở. Theo quy định, doanh nghiệp có trách nhiệm làm thủ tục thông báo thay đổi địa điểm công ty với cơ quan này trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.

Các bước thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh cùng quận/huyện

Thủ tục thay đổi địa điểm trụ sở doanh nghiệp sẽ bao gồm 3 bước sau đây. Lưu ý rằng những thông tin về hồ sơ cần chuẩn bị sẽ có trong bản tải về trọn bộ ở phần dưới của bài viết nhé!

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở công ty. Bao gồm:

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên (HĐTV) đối với công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) hai thành viên trở lên.

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.

- Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.

Bước 2: Nộp hồ sơ, theo 2 cách:

- Scan hồ sơ sang file pdf, sau đó nộp qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc trang Dịch vụ công của Sở KH&ĐT tỉnh.

- Nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính.

Nếu không phải người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ thì cần có Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh kèm theo bản sao chứng thực (hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu) một trong các giấy tờ sau:

+ Đối với công dân Việt Nam: Sử dụng thẻ căn cước hoặc hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế còn hiệu lực.

Bước 3: Nhận kết quả. Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở KH&ĐT sẽ kiểm tra hồ sơ đã đúng, đủ chưa và trả kết quả sau 3 ngày làm việc. Trong trường hợp:

- Hồ sơ hợp lệ, Phòng sẽ cấp giấy phép kinh doanh mới và đăng công bố về sự thay đổi địa chỉ của doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp. Người uỷ quyền mang theo giấy biên nhận hồ sơ và giấy ủy quyền để nhận kết quả tại phòng Đăng ký kinh doanh nơi nộp hồ sơ, vào thời gian đã được hẹn trước.

- Hồ sơ không hợp lệ, Phòng sẽ ra thông báo và nêu rõ lý do hồ sơ chưa hợp lệ. Doanh nghiệp phải chỉnh sửa/bổ sung hồ sơ theo yêu cầu và chờ thêm 3 ngày để nhận kết quả mới.

Tùy theo từng khu vực mà doanh nghiệp có thể nhận giấy phép đăng ký kinh doanh trực tiếp tại bộ phận Một cửa hoặc đăng ký với Sở KH&ĐT để nhận qua bưu điện.

Thủ tục thay đổi địa điểm công ty cùng quận/huyện

Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh khác quận/huyện

Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh khác quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh về cơ bản có bộ hồ sơ cần chuẩn bị giống như trường hợp cùng địa phương. Điểm khác biệt lớn nhất là ở các thủ tục với cơ quan thuế: Chốt thuế hoặc quyết toán thuế, thay đổi thông tin hóa đơn điện tử, làm lại con dấu công ty,... Cụ thể mời bạn tham khảo 2 trường hợp dưới đây!

Doanh nghiệp do Cục Thuế quản lý

Lúc này doanh nghiệp được cơ quan thuế cấp cao hơn quản lý nên khi thay đổi địa chỉ khác quận/huyện không làm ảnh hưởng đến cơ quan thuế quản lý. Do vậy, thủ tục thay đổi địa điểm sẽ giống như trường hợp cùng khu vực. Doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ lên Sở KH&ĐT xin cấp lại giấy phép kinh doanh theo địa chỉ mới.

Ví dụ: Công ty có vốn đầu tư nước ngoài, công ty kiểm toán, tài chính, công ty kinh doanh bất động sản,…

Doanh nghiệp do Chi cục Thuế quản lý

Doanh nghiệp do Chi cục Thuế quản lý khi thay đổi địa công ty khác quận/huyện sẽ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý. Do đó thủ tục thay đổi địa điểm công ty khác quận sẽ bao gồm 4 bước sau:

Bước 1: Thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận hoặc quyết toán thuế tại nơi cũ. Bộ hồ sơ bao gồm:

- Tờ khai: Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST.

- Bản sao không yêu cầu chứng thực: Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các giấy tờ này có thay đổi.

- Cùng với bộ hồ sơ tương tự như trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện.

Sau đó, thực hiện chốt hóa đơn nếu có sử dụng:

- Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong quý đó đến thời điểm chuyển địa chỉ.

- Cán bộ ấn chỉ, đội nợ sẽ rà soát toàn bộ việc báo cáo hóa đơn, các khoản nợ của doanh nghiệp. Nếu có vi phạm, cán bộ ấn chỉ sẽ lập biên bản và ra quyết định xử phạt hành chính.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ (trường hợp chưa chốt xong hóa đơn, nợ thì kéo dài thời hạn giải quyết), doanh nghiệp nhận thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm - mẫu số 09-MST tại Bộ phận một cửa.

Bước 2: Làm hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận với Sở KH&ĐT. (Tương tự thủ tục thay đổi địa điểm cùng quận, kèm theo Mẫu 09-MST do cơ quan thuế cấp).

Bước 3: Trường hợp con dấu của công ty có thông tin địa chỉ cũ thì cần khắc lại con dấu.

Bước 4: Thực hiện thủ tục thuế tại quận/huyện mới.

Thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi địa chỉ và các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (VAT). Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới. Hồ sơ gồm:

- Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp.

- Mẫu 08-MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới.

- Mẫu 09-MST: Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm kinh doanh (do cơ quan thuế quận/huyện cũ cấp tại bước làm hồ sơ chuyển địa chỉ).

- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới (bản photo không cần công chứng).

Thủ tục thay đổi địa điểm công ty khác quận/huyện

>> Xem và tải về toàn bộ Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cùng quận.
>> Xem và tải về toàn bộ Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận.

Các thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi địa điểm công ty

Sau khi đã hoàn tất các thủ tục thay đổi địa điểm công ty ở trên, vẫn còn những việc cần bạn phải thực hiện để hoàn tất được quá trình này:

1. Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử

Chuẩn bị mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để nộp cho cơ quan thuế và liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để cập nhật lại địa chỉ công ty trên phần mềm hóa đơn. Trong vòng 2 ngày, sau khi trên phần mềm hiển thị trạng thái “Đã chấp nhận” - thì doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn.

Ngoài ra, trong trường hợp doanh nghiệp còn sử dụng hóa đơn giấy: Nếu thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên phải khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn lên Chi cục thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử: Thông báo điều chỉnh hóa đơn gửi cơ quan thuế và thông báo cho bên phát hành hóa đơn cập nhật lại thông tin hóa đơn trên hệ thống phát hành hóa đơn.

Thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn

2. Thông báo với cơ quan BHXH về việc thay đổi địa chỉ trụ sở

Khi thay đổi địa chỉ kinh doanh khác quận/huyện, doanh nghiệp phải làm thông báo thay đổi địa chỉ gửi tới cơ quan BHXH quận/huyện nơi đang đóng BHXH.

3. Gửi thông báo về việc thay đổi địa điểm trụ sở với khách hàng, đối tác

Doanh nghiệp cần gửi thông báo tới khách hàng, đối tác về việc tạm thời phải dừng xuất hóa đơn trong thời gian làm thủ tục thay đổi địa điểm công ty. Đồng thời doanh nghiệp nên thông báo địa chỉ mới để khách hàng, đối tác thuận tiện giao dịch hoặc gửi tài liệu, giấy tờ.

Gửi thông báo thay đổi địa điểm trụ sở với khách hàng, đối tác

Bài viết vừa chia sẻ tương đối đầy đủ các bước cần thực hiện trong thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh cùng hoặc khác quận/huyện. Hy vọng giúp bạn giảm bớt lo lắng cũng như chuẩn bị suôn sẻ giấy tờ, hồ sơ cho quá trình thay đổi này. Nếu bạn cần thêm sự tư vấn về thủ tục thay đổi địa điểm hoặc cần dịch vụ giúp đỡ chuyển văn phòng, mặt bằng kinh doanh, vui lòng liên hệ Thành Hưng để được hỗ trợ kịp thời nhất nhé!