Chuyển văn phòng với rất nhiều công việc lớn nhỏ cần thực hiện nên rất mệt nhọc và tốn thời gian. Tuy vậy, bạn cũng không thể bỏ qua một việc quan trọng khác, liên quan đến hình ảnh công ty và các hoạt động phát triển về sau: Lập mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng và gửi cho các bên liên quan. Để bạn không cần phải khó khăn tìm kiếm và sàng lọc, dưới bài viết này là bản tải về của mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng mới nhất 2024 cùng những lưu ý khi lập, các mẫu thông báo phổ biến mà bạn có thể dùng để tùy chỉnh lại mẫu của mình.

Vì sao cần lập mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng?

Cần thông báo cho những ai về việc chuyển địa điểm văn phòng?

Việc lập mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng nhằm gửi cho các bên nhận biết về quá trình di dời của công ty bạn. Doanh nghiệp sẽ cần thông báo cho các khách hàng, công ty đối tác và cả cơ quan thẩm quyền có liên quan. Và chắc chắn rằng toàn bộ nhân viên của bạn đã nhận được thông tin đầu tiên về việc đổi nơi làm việc để tiện sắp xếp công việc và đường đi đến địa điểm mới. Vài nguyên nhân vì sao bạn nên thông báo cho họ về quá trình chuyển địa điểm văn phòng là:

- Giúp mọi người có thời gian để chuẩn bị và điều chỉnh công việc thích ứng với sự thay đổi này.

- Giúp khách hàng sớm nhận thức được sự thay đổi này, họ không tìm đến địa chỉ cũ để đặt hàng hay mua hàng, gây lãng phí thời gian và công sức. Điều này cũng làm họ khó chịu và có thể ngưng sử dụng dịch vụ hay hàng hóa của bạn.

- Việc gửi thông báo còn thể hiện được sự chuyên nghiệp, chỉn chu của công ty, sự tôn trọng khách hàng sẽ nâng cao vị thế của doanh nghiệp bạn hơn nữa.

- Các công ty đối tác cũng cần biết thông tin để ngừng cung cấp dịch vụ hay liên hệ đến địa chỉ cũ. Điều này giúp bạn không phải trả tiền thêm nếu họ vẫn tiếp tục cung cấp đến đó. Đồng thời cũng tạo được sự chuyên nghiệp, đáng tin cậy trong mắt các đối tác.

- Việc lập hồ sơ thông báo chuyển địa điểm kinh doanh đến các cơ quan chức năng trong vòng 10 ngày giúp bạn không bị phạt tiền vi phạm hàng triệu đồng. Thông tin chi tiết về quy định của pháp luật sẽ có ở phần dưới đây.

Cần thông báo cho ai về việc chuyển địa điểm kinh doanh?

Vì sao cần lập mẫu thông báo về việc chuyển trụ sở kinh doanh này?

Mẫu thông báo về việc chuyển trụ sở kinh doanh càng chỉn chu, đầy đủ thông tin sẽ càng tạo nên sự chuyên nghiệp, uy tín của doanh nghiệp. Đồng thời các nội dung được trình bày rõ ràng trên mẫu thông báo này cũng sẽ tránh gây nhầm lẫn, giúp người nhận hiểu rõ được thông tin và phản hồi đúng.

Còn riêng hồ sơ gửi cho cơ quan có thẩm quyền là một thủ tục mang tính pháp lý, tuân theo quy định của pháp luật để không bị phạt vi phạm. Nhất là gặp phải rủi ro, trục trặc về thủ tục hành chính, chẳng hạn bị đóng mã số thuế khi kiểm tra hoạt động tại địa chỉ cũ không thấy. Vì thế, bạn cần tham khảo thêm mẫu theo quy định của nhà nước và làm theo cho phù hợp.

Các quy định của pháp luật liên quan đến việc thay đổi địa điểm văn phòng kinh doanh

Quy định về địa chỉ trụ sở công ty

Những địa chỉ được phép đăng ký kinh doanh khi đáp ứng được những điều kiện quy định trong Luật doanh nghiệp 2020 như Điều 42 dưới đây:

--------

Điều 42 - "Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)"

-------

Pháp luật đã quy định rõ địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc thẩm quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Vì vậy khi thay đổi trụ sở, không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp.

Tại Khoản 2, Điều 32, Luật Doanh nghiệp quy định rất rõ ràng các doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm công ty với Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày. Quá thời hạn nêu trên, các doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Mức phạt mà các doanh nghiệp có thể phải chịu dao động từ 500.000 - 5.000.000 đồng tùy thuộc vào thời gian quá hạn.

Cho nên doanh nghiệp cần khai báo lại địa chỉ mới với cơ quan có thẩm quyền để tiếp tục các trách nhiệm dân sự và luật doanh nghiệp.

Các quy định của pháp luật về mẫu thông báo chuyển địa điểm kinh doanh

Nội dung cơ bản của thông báo chuyển địa điểm làm việc

Thông báo được gửi đến cho các đối tượng khác nhau nên bạn có thể lập thành những mẫu, hồ sơ riêng cho từng nhóm. Đối với các khách hàng và đối tác cần thông tin cụ thể, chi tiết hơn để họ biết thông báo đang nói về ai, về điều gì. Mẫu thông báo chuyển địa điểm cơ quan thường sẽ bao gồm các nội dung sau:

- Tiêu đề của thông báo.

- Tên công ty và văn phòng đại diện, logo.

- Lý do chuyển văn phòng. Ví dụ: Mở rộng trụ sở kinh doanh, chuyển vào khu vực trung tâm hơn để tiện lợi cho khách hàng và công việc, đổi địa điểm mới hiện đại hơn,...

- Địa chỉ cũ và địa chỉ mới của công ty.

- Thời gian hiệu lực tại cơ sở mới.

- Các thông tin liên quan khác đến công ty như: Số điện thoại, website, địa chỉ email, mã số thuế,... cũ và mới nếu có thay đổi.

- Lời cảm ơn gửi đến các khách hàng, đối tác đã và đang hợp tác cũng như sử dụng sản phẩm/dịch vụ của công ty cùng lời hy vọng họ sẽ tiếp tục đồng hành.
Nếu trang trọng hơn, có thể để thêm quốc hiệu, biểu ngữ và các thông tin chi tiết khác của công ty.

Hình thức của mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng

Đối với nhân viên công ty, có thể chỉ cần thông báo qua các cuộc họp và email là đủ. Còn với khách hàng hay đối tác, ngoài email, bạn sẽ cần một mẫu thông báo dán trước trụ sở cũ, một bản mềm để gửi đi trên các trang khác nhau của công ty. Form này có thể sẽ chỉ cần đơn giản giấy trắng mực đen, ghi nội dung thông báo chuyển đến địa điểm mới. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp lớn hoặc muốn thể hiện sự chuyên nghiệp, bạn nên thiết kế mẫu thông báo đẹp mắt và đầy đủ các nội dung như phần trên. Thậm chí in màu cho bắt mắt và trang trọng.

Ngoài ra, đối với các mẫu thông báo gửi cho các cơ quan có thẩm quyền, sẽ cần làm theo mẫu quy định của pháp luật, hay chí ít sẽ có ký tên, đóng dấu đúng quy cách. Sau khi hoàn thành thông báo chuyển địa điểm, bạn cũng cần thông báo cho Chi Cục Thuế về việc chuyển văn phòng, thay đổi địa chỉ khai báo thuế. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tìm hiểu về mẫu thông báo thay đổi địa chỉ xuất hoá đơn, để có thể đảm bảo không bị bỏ sót bất kỳ thủ tục nào.

Hình thức mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng

Các kênh phổ biến dùng để thông báo việc chuyển địa điểm văn phòng

Để làm rõ hơn về các kênh thông tin dùng để thông báo việc chuyển địa điểm văn phòng, dưới đây xin liệt kê cụ thể một số kênh:

- Email: Cách đơn giản, dễ dàng và phát tán rộng và nhanh nhất. Có thể gửi trực tiếp đến mỗi khách hàng, đối tác và nhân viên công ty.

- Website công ty: Trực quan và truyền bá được đến mọi đối tượng cũ và cả khách hàng mới khi họ tìm kiếm thông tin của công ty trên website để liên hệ. Bạn có thể bổ sung thiết kế banner hoặc hình ảnh bắt mắt để thu hút sự chú ý của khách hàng. Thông báo này nên được đặt ở vị trí dễ thấy trên trang chủ và kể cả dòng tít trên các bài hay trang khác và trong một thời gian đủ dài để mọi người nhận thức được.

- Văn phòng cũ và mới của công ty: Dán thông báo lên địa chỉ cũ để bất kể ai đi ngang qua cũng nhìn thấy. Khách hàng khi đến giao dịch cũng sẽ biết và tìm đến nơi mới. Đồng thời cũng nên lập một bản dán lên địa chỉ mới, tuy nhiên nội dung nên điều chỉnh nhấn mạnh nơi đây là trụ sở mới của công ty.

- Liên lạc trực tiếp: Gọi cho khách hàng bằng điện thoại để thông báo trực tiếp việc chuyển địa điểm văn phòng.

- Qua các văn kiện, hợp đồng: Gửi thông báo chuyển địa điểm kèm với các văn kiện, hợp đồng hợp tác có liên quan đến công ty.

- Các trang mạng xã hội: Đăng lên cả các trang mạng xã hội của công ty như: Fanpage Facebook, Zalo, Instagram,... để tiếp cận nhiều người hơn.

Các kênh thông báo việc chuyển địa điểm văn phòng

Một số mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng

Để giúp bạn thuận lợi thiết kế mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng như ý và thu hút, dưới đây là một số mẫu bạn có thể tham khảo:

Các mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng

>> Tải mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng tại ĐÂY.

Các câu hỏi thường gặp khi lập mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng

1. Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh ở đâu?

Đầu tiên doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh (bản mềm) qua Cổng thông tin quốc gia theo địa chỉ website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Sau khi được chấp thuận, gửi bản cứng đến phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

2. Các thủ tục hành chính khác cần thực hiện sau khi đổi địa chỉ văn phòng là gì?

Bạn sẽ cần phải thay đổi con dấu công ty, con dấu trên hóa đơn, gửi thông tin đến cơ quan thuế về sự điều chỉnh này. Đồng thời cần tiến hành thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội, thông tin chủ tài khoản ngân hàng công ty,...

Bài viết trên vừa cung cấp mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng kinh doanh mới nhất năm 2024 cùng các thông tin liên quan và các mẫu phổ biến hiện nay. Hy vọng sẽ giúp bạn thiết kế được một bản mẫu thông báo vừa ý và tiến hành các công việc chuyển văn phòng thuận lợi nhất. Nếu còn gì thắc mắc bạn có thể liên hệ để chúng tôi tiện tư vấn và hỗ trợ bạn các công việc xoay quay chuyển văn phòng TPHCM và các tỉnh nhé